Vistante, aqui você vai encontrar as duas apostilas de formação de agentes da pastoral da acolhida. São duas apostilas: “PA-Uma Missão” e “PA-Projeto Rumo ao Novo Milênio” .
Está autorizada a reprodução destes textos, pedimos que seja respeitada a finalidade e citada a fonte.
Pastoral da acolhida
UMA MISSÃO
Três horas da tarde, a sacristia da paróquia é um lugar ameno e fresco apesar do sol forte que brilha sobre a cidade.
De mãos dadas e um sorriso de apaixonados, o casal de jovens se aproxima. A secretária convida-os a sentar.
Com voz solene ele logo fala: “Viemos marcar o casamento”. O sorriso e um olhar de cumplicidade para a namorada sublinha a importância da declaração que acabou de fazer... depois é a namorada que assume o comando e explica as datas e os detalhes planejados.
Quantas vezes D. Neide, secretária paroquial, já viu esta cena? Quando passaram pela porta, ela já podia adivinhar, ponto por ponto, o diálogo, antecipar as perguntas.
D. Neide procura participar, com alegria, do momento destes dois jovens, atendendo-os de modo especial - estão marcando “o seu casamento”; é como receber dois filhos que trazem seus sonhos para serem abençoados pela Igreja. A forma de D. Neide os acolher é sinal da acolhida da própria comunidade.
O trabalho de acolher as pessoas no expediente paroquial é complexo. Muitas vezes a situação envolve dificuldades muito maiores do que ajustar os detalhes da celebração do sacramento.
A Pastoral da Acolhida deve estar preparada para receber e encaminhar pessoas que pouco conhecem a Paróquia e por isso podem ter preconceitos e hostilidades ou se sentem diminuídas e ameaçadas diante da estrutura eclesial.
Alguém não familiarizado com a Igreja por não reconhecer a função das pessoas ou ter dificuldades para entender os programas e processos da comunidade. A Pastoral da Acolhida, neste caso, deverá explicar com alegria e paciência passo por passo.
Caso totalmente diferente é o atendimento de pessoas que já fazem parte da comunidade e que podem compreender os procedimentos de documentação necessários para a Igreja. Mas, mesmo neste caso, surgem dificuldades – às vezes a proximidade do relacionamento pessoal pode supor privilégios, exceções e dispensa de prazos. A Pastoral da Acolhida neste caso deverá, também, com paciëncia e alegria, solicitar a colaboração de todos.
Muitas vezes as dificuldades de relacionamento podem ter origem no próprio responsável pela comunidade que, por muitos compromissos, limites de saúde, idade ou personalidade, tem dificuldades de estabelecer uma boa comunicação com a comunidade. Esta situação vai exigir da Pastoral da Acolhida a construção de uma ponte para se manter a comunicação.
Muito equilíbrio!
No atendimento paroquial devemos levar em conta dimensões muito complexas da Igreja: administração / taxas e caridade; pastoral de direito econômico; organização e solicitude missionária...
Quem faz a Pastoral da Acolhida deve ter uma boa compreensão dos valores que estão em jogo para, a cada momento, fazer a escolha certa, sempre em favor da pessoa e da Comunidade que está sendo atendida.
Em qualquer instituição, o chamado “atendimento ao público” é muito importante. Os especialistas em Relações Humanas chegam a afirmar que uma pessoa bem atendida conta sua experiência para outras duas ou três; porém, alguém mau atendido reclama e conta o fato para oito ou dez pessoas.
A Pastoral da Acolhida é muito mais do que o “atendimento ao público” de uma empresa. É um sinal de amor da própria comunidade e portanto, todo o cuidado com as palavras, com as decisões, é pouco.
A pessoa que assume este ministério da Pastoral da Acolhida deverá cultivar virtudes pessoais que a ajudam a ser simpática e acolhedora.
Há uma mística, uma forma de viver o Evangelho, que inspira o secretário e a secretária paroquial. A capacidade de manter sempre o diálogo cresce, quando comparamos nossa prática com a prática de Jesus, conversando com a mulher junto ao poço (Jo 4); com o homem do templo (Jo 3); com o jovem (Lc 18).
Quando o agente da Pastoral da acolhida faz crescer em sua vida as qualidades do diálogo, disponibilidade, atenção, prontidão, simpatia, etc., está se preparando para ser um secretário ou uma secretária paroquial; mas está, antes, cultivando a própria vida cristã. Está anunciando e testemunhando o Reino. A Pastoral da Acolhida é espaço para o evangelizador e a evangelizadora, porque evangelizar é comunicar (Doc. De Puebla 1063).
Os secretários e secretárias de comunidade, espalhados por todas as cidades, são agentes da pastoral; exercem uma missão que atinge, a cada dia, diretamente, perto de 80.000 pessoas no Brasil.
As várias pastorais e movimentos que constituem a vida da comunidade encontram na presença constante do plantão paroquial, um ponto de referência gerador de comunicação, articulação e animação.
Parte considerável da eficácia da coordenação de uma comunidade, pelo seu pároco, depende do bom desempenho da secretaria paroquial.
Junto com todas as forças vivas da comunidade, o agente da Pastoral da Acolhida é responsável pela imagem pública da Igreja.
Diante de tão grave e ampla responsabilidade, o agente de pastoral deve se preparar. Profissionalmente, deve se capacitar em organização e método, em informática e relações humanas; pessoalmente, procura desenvolver os talentos de sua personalidade no sentido da solidariedade e do diálogo; em fim, espiritualmente irá descobrindo cada vez mais a vocação missionária e evangelizadora que está como semente, em cada encontro que estabelece com os irmãos e com Deus.
PE. BENEDITO SPINOSA
Setor de Comunicação Social da CNBB
EDITORIAL
Amigas e amigos, secretárias e secretários paroquiais:
A CNBB, Pastoral da Acolhida, abre seus braços para acolher a cada uma e a cada um de vocês, que atuam longe ou perto, esperançosas(os), alegres, acolhedoras(es)... enfim a cada uma e a cada um que disse “sim”, feito o de Maria, ao nosso projeto de melhorar o acolhimento em nossas secretarias paroquiais. Grande é a nossa alegria pela repercussão que teve a nossa proposta e tentaremos, dentro das grandes limitações que temos, e contando com a preciosa ajuda dos Regionais da CNBB, respondermos aos anseios de tantas(os) secretárias(os) espalhados por todos os estados do Brasil.
Rumo ao Jubileu de Jesus Cristo, acolhedores ao Espírito, neste ano especialmente a Ele dedicado, precisamos juntar nossos sonhos e trabalhos, neste caminho em que Ele espalha sua enorme graça através da rica possibilidade que temos de acolher, no dia-a-dia, as vidas, diferentes e preciosas, de tantos que nos procuram nas secretarias paroquiais.
A articulação de nossos trabalhos, enquanto secretárias(os) é um dos nossos objetivos. Respeitando a individualidade de cada pessoa e de cada região, quais experiências podemos trocar, em que podemos ter unidade de ação? Apesar dos vários endereços, não podemos esquecer que somos uma só Igreja. O estarmos articuladas(os), trocando nossas experiências só nos fará crescer em todos os sentidos.
Cuidemos de nossa formação. Formação a nível pessoal, descobrindo lá no fundo de nós mesmas(os) as dádivas que o Pai nos deu e que ainda não cultivamos suficientemente, nossos dons, especialmente os da comunicação e acolhimento. E para que os cultivemos abundantemente, cuidemos de nossa formação profissional, buscando uma qualidade de atendimento que nos coloque à frente de todos os “ISO 9000...” por aí existentes. Ao lado disso, cultivemos nossa espiritualidade que nos mostrará se nosso trabalho está sendo desenvolvido não só como profissão, mas, principalmente, como uma vocação à qual Ele nos chamou de forma especial.
Nós, da Pastoral do Acolhimento, queremos ser animadores deste projeto mas precisamos contar com todas e todos os secretários e secretárias de boa vontade, que atuam como cartão de visita nas comunidades, e mais ainda, como porta aberta para tantos irmãos e irmãs, carentes daquela acolhida que os fará estar mais próximos do lugar, escolhido por excelência para ser a sementeira da Palavra de Deus.
Que o Divino Salvador e Sua Mãe sejam nossos inspiradores.
Contamos com você, seu estímulo, suas críticas.
Um abraço fraterno.
M. Aparecida Mulatto de Carvalho
Secretária da Paróquia Divino Salvador, Campinas.
COMO ATINGIR A SUA META
Muita gente quer atingir a meta sem ter saído do ponto de partida.
Querem chegar a alguma coisa sem ter feito nada para isso.
Há ainda os que caminham na direção contrária.
Em busca de alegria, alimentam-se de sensacionalismo mórbido.
• Querem a paz, mas buscam agitação e ruído.
• Querem a paz para o mundo,
mas introduzem a guerra em casa e na família.
• Querem desenvolver uma personalidade forte,
mas vivem amarrados aos convencionalismos sociais.
• Querem saber muita coisa sem nada estudar...
• Querem ser amados sem amar, sem aumentar o amor em seu coração.
• Querem ser ouvidos, mas não ouvem.
• Querem a saúde, mas envenenam o corpo e a mente.
• Querem que o mundo melhore, mas não melhoram seu pequeno mundo.
• Querem justiça, mas são injustos.
• Querem chegar a algum lugar sem sair do seu casulo.
Está autorizada a reprodução destes textos, pedimos que seja respeitada a finalidade e citada a fonte.
Pastoral da acolhida
UMA MISSÃO
Três horas da tarde, a sacristia da paróquia é um lugar ameno e fresco apesar do sol forte que brilha sobre a cidade.
De mãos dadas e um sorriso de apaixonados, o casal de jovens se aproxima. A secretária convida-os a sentar.
Com voz solene ele logo fala: “Viemos marcar o casamento”. O sorriso e um olhar de cumplicidade para a namorada sublinha a importância da declaração que acabou de fazer... depois é a namorada que assume o comando e explica as datas e os detalhes planejados.
Quantas vezes D. Neide, secretária paroquial, já viu esta cena? Quando passaram pela porta, ela já podia adivinhar, ponto por ponto, o diálogo, antecipar as perguntas.
D. Neide procura participar, com alegria, do momento destes dois jovens, atendendo-os de modo especial - estão marcando “o seu casamento”; é como receber dois filhos que trazem seus sonhos para serem abençoados pela Igreja. A forma de D. Neide os acolher é sinal da acolhida da própria comunidade.
O trabalho de acolher as pessoas no expediente paroquial é complexo. Muitas vezes a situação envolve dificuldades muito maiores do que ajustar os detalhes da celebração do sacramento.
A Pastoral da Acolhida deve estar preparada para receber e encaminhar pessoas que pouco conhecem a Paróquia e por isso podem ter preconceitos e hostilidades ou se sentem diminuídas e ameaçadas diante da estrutura eclesial.
Alguém não familiarizado com a Igreja por não reconhecer a função das pessoas ou ter dificuldades para entender os programas e processos da comunidade. A Pastoral da Acolhida, neste caso, deverá explicar com alegria e paciência passo por passo.
Caso totalmente diferente é o atendimento de pessoas que já fazem parte da comunidade e que podem compreender os procedimentos de documentação necessários para a Igreja. Mas, mesmo neste caso, surgem dificuldades – às vezes a proximidade do relacionamento pessoal pode supor privilégios, exceções e dispensa de prazos. A Pastoral da Acolhida neste caso deverá, também, com paciëncia e alegria, solicitar a colaboração de todos.
Muitas vezes as dificuldades de relacionamento podem ter origem no próprio responsável pela comunidade que, por muitos compromissos, limites de saúde, idade ou personalidade, tem dificuldades de estabelecer uma boa comunicação com a comunidade. Esta situação vai exigir da Pastoral da Acolhida a construção de uma ponte para se manter a comunicação.
Muito equilíbrio!
No atendimento paroquial devemos levar em conta dimensões muito complexas da Igreja: administração / taxas e caridade; pastoral de direito econômico; organização e solicitude missionária...
Quem faz a Pastoral da Acolhida deve ter uma boa compreensão dos valores que estão em jogo para, a cada momento, fazer a escolha certa, sempre em favor da pessoa e da Comunidade que está sendo atendida.
Em qualquer instituição, o chamado “atendimento ao público” é muito importante. Os especialistas em Relações Humanas chegam a afirmar que uma pessoa bem atendida conta sua experiência para outras duas ou três; porém, alguém mau atendido reclama e conta o fato para oito ou dez pessoas.
A Pastoral da Acolhida é muito mais do que o “atendimento ao público” de uma empresa. É um sinal de amor da própria comunidade e portanto, todo o cuidado com as palavras, com as decisões, é pouco.
A pessoa que assume este ministério da Pastoral da Acolhida deverá cultivar virtudes pessoais que a ajudam a ser simpática e acolhedora.
Há uma mística, uma forma de viver o Evangelho, que inspira o secretário e a secretária paroquial. A capacidade de manter sempre o diálogo cresce, quando comparamos nossa prática com a prática de Jesus, conversando com a mulher junto ao poço (Jo 4); com o homem do templo (Jo 3); com o jovem (Lc 18).
Quando o agente da Pastoral da acolhida faz crescer em sua vida as qualidades do diálogo, disponibilidade, atenção, prontidão, simpatia, etc., está se preparando para ser um secretário ou uma secretária paroquial; mas está, antes, cultivando a própria vida cristã. Está anunciando e testemunhando o Reino. A Pastoral da Acolhida é espaço para o evangelizador e a evangelizadora, porque evangelizar é comunicar (Doc. De Puebla 1063).
Os secretários e secretárias de comunidade, espalhados por todas as cidades, são agentes da pastoral; exercem uma missão que atinge, a cada dia, diretamente, perto de 80.000 pessoas no Brasil.
As várias pastorais e movimentos que constituem a vida da comunidade encontram na presença constante do plantão paroquial, um ponto de referência gerador de comunicação, articulação e animação.
Parte considerável da eficácia da coordenação de uma comunidade, pelo seu pároco, depende do bom desempenho da secretaria paroquial.
Junto com todas as forças vivas da comunidade, o agente da Pastoral da Acolhida é responsável pela imagem pública da Igreja.
Diante de tão grave e ampla responsabilidade, o agente de pastoral deve se preparar. Profissionalmente, deve se capacitar em organização e método, em informática e relações humanas; pessoalmente, procura desenvolver os talentos de sua personalidade no sentido da solidariedade e do diálogo; em fim, espiritualmente irá descobrindo cada vez mais a vocação missionária e evangelizadora que está como semente, em cada encontro que estabelece com os irmãos e com Deus.
PE. BENEDITO SPINOSA
Setor de Comunicação Social da CNBB
EDITORIAL
Amigas e amigos, secretárias e secretários paroquiais:
A CNBB, Pastoral da Acolhida, abre seus braços para acolher a cada uma e a cada um de vocês, que atuam longe ou perto, esperançosas(os), alegres, acolhedoras(es)... enfim a cada uma e a cada um que disse “sim”, feito o de Maria, ao nosso projeto de melhorar o acolhimento em nossas secretarias paroquiais. Grande é a nossa alegria pela repercussão que teve a nossa proposta e tentaremos, dentro das grandes limitações que temos, e contando com a preciosa ajuda dos Regionais da CNBB, respondermos aos anseios de tantas(os) secretárias(os) espalhados por todos os estados do Brasil.
Rumo ao Jubileu de Jesus Cristo, acolhedores ao Espírito, neste ano especialmente a Ele dedicado, precisamos juntar nossos sonhos e trabalhos, neste caminho em que Ele espalha sua enorme graça através da rica possibilidade que temos de acolher, no dia-a-dia, as vidas, diferentes e preciosas, de tantos que nos procuram nas secretarias paroquiais.
A articulação de nossos trabalhos, enquanto secretárias(os) é um dos nossos objetivos. Respeitando a individualidade de cada pessoa e de cada região, quais experiências podemos trocar, em que podemos ter unidade de ação? Apesar dos vários endereços, não podemos esquecer que somos uma só Igreja. O estarmos articuladas(os), trocando nossas experiências só nos fará crescer em todos os sentidos.
Cuidemos de nossa formação. Formação a nível pessoal, descobrindo lá no fundo de nós mesmas(os) as dádivas que o Pai nos deu e que ainda não cultivamos suficientemente, nossos dons, especialmente os da comunicação e acolhimento. E para que os cultivemos abundantemente, cuidemos de nossa formação profissional, buscando uma qualidade de atendimento que nos coloque à frente de todos os “ISO 9000...” por aí existentes. Ao lado disso, cultivemos nossa espiritualidade que nos mostrará se nosso trabalho está sendo desenvolvido não só como profissão, mas, principalmente, como uma vocação à qual Ele nos chamou de forma especial.
Nós, da Pastoral do Acolhimento, queremos ser animadores deste projeto mas precisamos contar com todas e todos os secretários e secretárias de boa vontade, que atuam como cartão de visita nas comunidades, e mais ainda, como porta aberta para tantos irmãos e irmãs, carentes daquela acolhida que os fará estar mais próximos do lugar, escolhido por excelência para ser a sementeira da Palavra de Deus.
Que o Divino Salvador e Sua Mãe sejam nossos inspiradores.
Contamos com você, seu estímulo, suas críticas.
Um abraço fraterno.
M. Aparecida Mulatto de Carvalho
Secretária da Paróquia Divino Salvador, Campinas.
COMO ATINGIR A SUA META
Muita gente quer atingir a meta sem ter saído do ponto de partida.
Querem chegar a alguma coisa sem ter feito nada para isso.
Há ainda os que caminham na direção contrária.
Em busca de alegria, alimentam-se de sensacionalismo mórbido.
• Querem a paz, mas buscam agitação e ruído.
• Querem a paz para o mundo,
mas introduzem a guerra em casa e na família.
• Querem desenvolver uma personalidade forte,
mas vivem amarrados aos convencionalismos sociais.
• Querem saber muita coisa sem nada estudar...
• Querem ser amados sem amar, sem aumentar o amor em seu coração.
• Querem ser ouvidos, mas não ouvem.
• Querem a saúde, mas envenenam o corpo e a mente.
• Querem que o mundo melhore, mas não melhoram seu pequeno mundo.
• Querem justiça, mas são injustos.
• Querem chegar a algum lugar sem sair do seu casulo.
Se você quer alcançar um fim, precisa usar os meios.
Se você quer atingir a meta, decida-se a partir!
A SECRETARIA, ALÉM DE SER UM TRABALHO PROFISSIONAL, É TAMBÉM UM TRABALHO PASTORAL
(Doc. 59, 20)
INTRODUÇÃO
A cada dia as relações humanas estão cada vez mais influenciadas pelos meios de comunicação, pela modernidade e a desenfreada tecnologia. Influência esta que, invariavelmente nos conduz a um comportamento anti-social e individualista. Cada indivíduo, no seu dia a dia, tem a preocupação vital em sobreviver, não dando muita importância ao conviver ou ao relacionamento com o meio em que vive. No entanto, nós - enquanto membros da comunidade cristã - nos preocupamos em promover o desenvolvimento das relações humanas.
Em vista dessa preocupação, devemos trabalhar as relações interpessoais, dando-nos a oportunidade de refletirmos sobre a auto-valorização e a ética profissional; a fim de tornar o ambiente de trabalho altamente prazeroso e produtivo. Temos também que nos sensibilizar para as necessidades do outro e as dificuldades do cotidiano, abrindo assim um canal eficiente de comunicação, entendimento, empatia... enfim, acolhimento!
O QUE É SECRETARIAR
O Aurélio define a palavra secretária como: uma mulher que exerce as funções de secretário e também, como uma “mesa” onde se guarda documentos importantes. A palavra secretário significa o indivíduo que transcreve atas de assembléia, escreve redações, organiza o funcionamento de uma reunião, assembléia, sociedade ou serviço administrativo... classifica, datilografa e redige correspondência.
ÉTICA PROFISSIONAL
Quando olhamos as pessoas ou coisas estamos constantemente fazendo juízos de valor. Esse objeto é bonito... Gosto muito de dias ensolarados... Detestei aquela aula, o professor não explicou direito a matéria... Esta caneta é ruim, pois falha muito...Acho que a Maria foi muito simpática te ajudando... Isso quer dizer que estamos fazendo juízos de realidade, dizendo que tal objeto, tal dia, tal pessoa... existem, mas estamos também fazendo juízos de valor pois descobrimos nessas realidades um conteúdo que mobiliza a nossa atração ou a nossa repulsa.
Nos exemplos dados, referimo-nos a valores que encarnam a beleza, a utilidade, a bondade. E esses valores são num primeiro momento herdados por nós, pois vivemos em uma determinada cultura que nos passa um conjunto de significações já estabelecidas por outros, de forma que aprendemos desde cedo como devemos nos comportar à mesa, na rua, diante de pessoas estranhas, como andar, correr... qual o padrão de beleza; que direitos e deveres temos. Conforme atendemos ou transgredimos certos padrões, nossos comportamentos são avaliados como bons ou maus... (juízos de valor). A ética profissional demanda o reconhecimento da atividade profissional a serviço da vida e do desenvolvimento humano. Tem a ver com a práxis - como ação e relação para o outro como outro, como pessoa, como sagrado, como absoluto. Ou seja, tem a ver com a responsabilidade e o respeito à dignidade daquele(a) a quem se está servindo... É a afirmação da nossa sensibilidade perante a existência do outro...
COMO EXERCER EFICIENTEMENTE SUA FUNÇÃO:
Para ser uma(um) secretária(o) eficiente é necessário cultivar alguns hábitos e valores que, com certeza, farão de você não só uma(o) profissional competente, mas também uma pessoa de sucesso! Eis aqui algumas “dicas” que a(o) ajudarão nessa empreitada:
• Vontade e disposição: esteja sempre disposta(o) para assessorar e acolher as pessoas;
• Faça de seu trabalho um fim para a sua realização: e não simplesmente um meio para sair da rotina doméstica, para mostrar que também sabe fazer alguma coisa, para conhecer bastante gente, etc.;
• Discrição: suas atividades envolvem muitos aspectos confidenciais, portanto, seja a mais discreta(o) possível;
• Objetividade: seja uma pessoa objetiva, precisa, prática em tudo; você exerce essa função para facilitar a vida das pessoas e para resolver problemas;
• Criatividade: encontre soluções desenvolvendo sua criatividade; ouse ser original;
• Lealdade: seja leal em tudo na sua paróquia;
• Respeito: saiba respeitar a estrutura de sua paróquia e a maneira de ser das pessoas;
• Iniciativa: sempre tome iniciativa para facilitar a rotina de todos;
• Dinamismo: execute sua profissão com alegria e disposição;
• Paciência: sempre conte até 10... você só tem a ganhar; seja uma pessoa assertiva e não agressiva;
• Pontualidade/Assiduidade: aprenda a planejar, organizar e controlar seu tempo; atrasos e faltas somente em casos de emergência;
• Relacionamento: relacione-se bem com todos, independentemente de sua posição hierárquica, valores culturais, situação econômica, etc.;
• Aparência pessoal: um fator muito importante, pois você representa a sua paróquia;
• Cultura: atualize-se sempre, permanentemente;
• A paróquia: conheça a paróquia onde você atua (serviços, pastorais, nome e função das pessoas, etc.);
• Autenticidade: procure ser sempre autêntica(o); seja você mesma(o)! Lembre-se que você tem valor, você é uma pessoa e, como tal, merece também respeito!
COMUNICAÇÃO
A necessidade de nos comunicarmos adequadamente: O desenvolvimento humano e o avanço das civilizações dependeram principalmente do progresso alcançado numas poucas atividades, como: a descoberta do fogo, a domesticação dos animais, a divisão do trabalho; mas, acima de tudo, da evolução dos meios de receber, de comunicar e de registrar o conhecimento e, particularmente, do desenvolvimento da escrita fonética. O ser humano é essencialmente um animal comunicativo; a comunicação constitui uma de suas atividades essenciais.
Quando pensamos em comunicação estamos nos referindo a algo que é transmitido de uma pessoa para outra. Essa transmissão pode se dar de várias formas: verbal, gestual e escrita. Sendo assim, temos que pensar também, que muitas vezes comunicamos “algo” para as pessoas sem nos darmos conta do que estamos comunicando, pois quando estamos irritadas(os) a nossa fala é mais agressiva, ríspida e seca. Nossa postura se torna mais tensa e agitada, nossa escrita fica truncada e confusa.
Como secretárias(os) paroquiais, temos que zelar pela “comunicação” que estabelecemos com os outros pois além de exercermos uma profissão, também formamos a Pastoral do Acolhimento. Assim sendo, somos responsáveis por “assumir atitudes concretas de acolhimento... com gestos e testemunhos significativos e envolventes”(Doc. 59, n* 20)
Como falar ao telefone
O telefone é um dos melhores instrumentos da comunicação.
Infelizmente a(o) secretária(o) inexperiente muitas vezes não sabe a diferença que existe entre o uso social e comercial de um telefone.
Eis alguns “toques” para a utilização correta desse instrumento eficaz.
As pessoas com quem você fala através do telefone formam uma imagem de você, de sua personalidade, do tom da sua voz e da maneira de falar. Julgando você, elas poderão também tender a julgar seus superiores e sua paróquia. “A primeira impressão é a que fica”.
• Atenda ao primeiro toque. Se não for possível, dê uma explicação breve e desculpe-se. O telefone que fica tocando interminavelmente, dá a impressão de descaso.
• Esteja pronta(o) para falar quando fizer ou receber um chamado.
• Não diga “alô”. Um “alô” pouco informativo dá uma impressão de ineficiência tanto da pessoa que está respondendo ao chamado, como da sua paróquia.
• Identifique-se. Diga o nome da sua paróquia e o seu nome. Peça para seu interlocutor identificar-se.
• Ao atender, tenha “um sorriso na voz”. Um modo simples de imprimir à sua voz um tom simpático é: um momento antes de levantar o fone, sente-se ereta(o) e sorria. Este pequeno esforço fará um mundo de diferença na sua voz para a pessoa do outro lado da linha.
• Você sabe como é sua voz ao telefone? Que tal gravar sua voz fazendo de conta que está falando ao telefone com uma pessoa fictícia?
• Nunca segure o fone com o ombro. Ao segurar o fone, mantenha-o a cerca de 5 cm de seus lábios. É a distância ideal para não causar vibrações com o toque dos lábios ou para que suas palavras não soem muito distante.
• Use termos fáceis de serem entendidos. Simplifique. Não tenha medo de usar seu queixo, sua língua e seus lábios para pronunciar os sons perfeitamente. O uso apropriado do aparelho fonador é o único meio de falar direito.
• Evite falar muito devagar ou muito rápido. Evite monotonia. Varie o tom de sua voz ao pronunciar certas palavras, mas não varie o volume. Não fale alto demais.
• Faça pequenas pausas para dar ênfase a palavras importantes.
• Evite termos de intimidade como “bem”, “querido”, “meu amor”.
Seja sempre gentil e utilize expressões do tipo “pois não”, “obrigada(o)”.... Nunca use um tom frio, mas evite bate-papos sociais.
• Evite gírias. Aprimore seu português.
• Evite chamadas pessoais. Se imprescindível, seja discreta(o) e rápida(o). Desencoraje amigos e familiares a lhe telefonarem para a secretaria. Muitas chamadas pessoais tornam-se sério problema em qualquer escritório.
• Se a ligação não for para você, passe-a para a pessoa desejada. Não boicote telefonemas.
• Se o seu interlocutor precisar esperar na linha, diga-lhe quantos minutos demorará. Se a procura da informação demorar mais que o previsto, avise a pessoa que você não a esqueceu e ainda está resolvendo seu caso. Quando voltar ao telefone, não fale muito depressa. Agradeça-lhe por ter esperado.
• Número “errado”: você deve ser tão cortês como é para com qualquer outra pessoa que liga para sua paróquia. Tenha sempre boas maneiras.
• Não confie na memória. Tenha sempre à mão lápis e papel. Tenha sobre sua mesa uma lista dos telefones mais usados. Procure também ter por perto todos os dados necessários para a conversa.
Anote cuidadosamente os recados a serem transmitidos, não se acanhando se tiver que pedir para que o interlocutor repita ou soletre palavras que você não entendeu. Nunca transfira uma ligação só para se ver livre.
• Mantenha registro de seus telefonemas interurbanos. Ao receber ou fazer uma ligação interurbana seja breve
• Quando ligar para um número e não atender, desista após o terceiro toque e ligue depois.
• Evite passar ligações para seu superior quando ele estiver em reunião ou atendendo alguém. Em caso de emergência, escreva-lhe um bilhete. Cuidado ao passar uma ligação para seu superior, quando este estiver atendendo alguém. Nem sempre o interlocutor quer ser identificado por outras pessoas, por sua conversa ser confidencial.
• Procure saber com seu superior se ele poderá atender ou não ligações. Procure saber também se ele quer que o interlocutor se identifique para você, mas evite dizer que ele não está após saber o nome do interlocutor, pois você poderá dar a impressão de que seu superior não quer atender a ligação.
• Não interrompa bruscamente a conversa. Seja paciente e ouça com atenção. Afinal você está lidando com pessoas e transmitindo a imagem da sua paróquia. Despeça-se gentilmente.
• Evite fornecer informações sem autorização. Seja discreta(o), fale apenas o necessário. Lembre-se de que muitos assuntos são sigilosos. Seja ética(o). Respeite a vida particular dos sacerdotes e demais pessoas com as quais você convive.
• Não dê informações erradas. Explique que a pessoa certa para informar está ausente e peça para retornar a ligação. Transmita boa vontade e simpatia.
• Evite os “achismos” e falar a partir do seu julgamento.
“Julgar os outros é perigoso. Não tanto pelo que podemos cometer a respeito eles, mas pelo que podemos revelar a nosso respeito” (Voltaire)
Fontes: - Arquidiocese de Campinas - “Projeto Secretárias”
Vera Lúcia Soares Chvatal - Maria Eugênia e Mariana Radomile
Informações: Fone /fax (019) 2516212 – M. Aparecida
Fone: (019) 2317122 – Nadir
e- mail: arqcamp @ correionet.com.br
PASTORAL DA ACOLHIDA (PA)
DENTRO DO PRNM (Projeto de Evangelização "Rumo ao Novo Milênio")
A secretária e o secretário paroquial assumindo a missão de agente de pastoral dentro do Projeto Rumo ao Novo Milênio.
MELHORE A AÇÃO EVANGELIZADORA DE SUA COMUNIDADE com a assessoria própria de um agente da Pastoral da Acolhida (PA), procurando a boa comunicabilidade, habilidade de relacionamento interpessoal e o desembaraço na utilização dos recursos técnicos para o melhor desenvolvimento de seu trabalho.
DESCUBRA UMA IDENTIDADE NOVA EM SEU TRABALHO NA SECRETARIA PAROQUIAL. É necessário entender o que significa o “Projeto Rumo ao Novo Milênio” e inserir-se neste esforço que toda a Igreja no Brasil faz para uma nova evangelização inculturada, comprometida com os sonhos do homem e da mulher de hoje. A comunidade tem novas expectativas sobre o seu trabalho de plantão paroquial. O seu atendimento tem significado novo para a presença da Igreja na sociedade – é um ministério missionário.
GARANTA A SUA ATUAÇÃO COMO AGENTE DA PA assumindo, com alegria e generosidade, desafios novos da evangelização. Por isso, é necessário conhecer, cada vez melhor, a realidade da Igreja e da sociedade e, ao mesmo tempo, conhecer as características e os serviços de sua paróquia. Prepare-se tecnicamente para agilizar os trabalhos de seu dia-a-dia: informática, arquivos modernos e novas formas de organizar as anotações para se comunicar com as várias pastorais e movimentos de sua comunidade. A PA não é passiva; é uma assessoria de todas as pastorais da paróquia e a todas as pessoas da comunidade.
NOVO PAPEL DA PA
Na Igreja – povo de Deus – cada vez mais cresce a necessidade de chamar a todos como corresponsáveis pela missão de evangelizar.
O Projeto Rumo ao Novo Milênio é uma resposta da Igreja do Brasil ao convite do Papa João Paulo II para preparar o Jubileu do Mistério de Cristo – ano 2000. O centro deste projeto está na revalorização da missão dos leigos. Na Igreja, no terceiro milênio, o leigo não pode ser tratado como “ajudante” do padre ou como pessoa que só é chamada para desenvolver certas funções ou operações conforme os superiores “mandam”.
Todos somos Igreja! Todos somos responsáveis!
Esta valorização da corresponsabilidade exige uma nova posição também do secretário e da secretária paroquial. Passa de uma função operacional, com tarefas limitadas para uma missão corresponsável pela evangelização.
AGENTE DA PA – O QUE SIGNIFICA?
Quando a comunidade reconhece que um de seus membros é agente da pastoral é porque a comunidade percebe que ele é responsável por uma parte da missão pastoral da própria comunidade. O agente da pastoral procura ter habilidade para exercer a sua missão que pode ser liturgia, catequese ou liderança de grupo. O mesmo deve acontecer com o agente da PA.
Quais são as habilidades necessárias para o agente da PA em determinada comunidade?
Para cada circunstância teremos respostas diferentes. Além das habilidades cada vez mais desafiadoras da própria rotina para o bom atendimento à comunidade, existe, também, o papel empreendedor do agente da PA.
A atenção generosa que coloca para perceber as necessidades do dia-a-dia fará que a sua atuação sempre se renove, não se acomode à rotina burocrática.
Reconheça os horizontes amplos que se abrem para você, agente da PA.
VALORIZANDO O TRABALHO EM MUTIRÃO
Todos reconhecemos o valor do trabalho em equipe. Quando há um bom relacionamento na comunidade paroquial, os poucos recursos disponíveis rendem e tudo pode dar certo.
O agente da PA, em seu trabalho na secretaria paroquial pode colaborar muito para a vida de comunhão da comunidade.
O agente da PA deve estar preparado para trabalhar com pessoas diferentes, deve ajudar na inte-relação com os coordenadores das atividades da paróquia e auxiliar também na relação da paróquia com o povo em geral. É preciso preparar-se para esta missão, pois o testemunho da fé acontece a partir da vivência da comunidade. O agente da PA é um facilitador das relações interpessoais da comunidade.
No atendimento ao público, ao levar e trazer informações da comunidade, o agente da PA deverá apresentar maturidade emocional que transmita segurança e facilite o sucesso do trabalho da comunidade.
Por estar bem informado e por compreender bem o projeto de evangelização da sua comunidade, o(a) secretário(a) paroquial tem maior autonomia e, portanto, maior responsabilidade.
A missão do agente da PA não se reduz a preencher e repetir informações. Ele faz acontecer o trabalho em equipe, potencializa os recursos da comunidade, aumenta a capacidade evangelizadora da paróquia.
O TRABALHO DA(O) SECRETÁRIA(O) E O PÁROCO
O agente da PA deve coordenar o próprio trabalho a partir do claro entendimento das prioridades estabelecidas pelo Conselho de Pastoral Paroquial (CPP). Caso estas prioridades não estejam claras, é hora de ajudar nesta seleção de metas e projetos da comunidade, oferecer informações e sugestões que ajudem a paróquia a se posicionar com clareza diante da comunidade.
Por exemplo, o agente da PA deve estar bem preparado a ponto de saber como e quando exigir ou dispensar a cobrança de uma taxa, aceitar ou não, naquele momento, a inscrição para um sacramento. Não é só uma aplicação de normas. O agente será responsável por decisões tomadas corresponsavelmente. Por isso, deve conhecer os processos e contribuir em toda a ação evangelizadora da paróquia.
O trabalho da(o) secretária(o) pode ajudar também no momento em que um grande evento (por ex.: festa do padroeiro) absorve toda a atenção de todos. Neste momento, é o agente da PA que mantém viva a lembrança de tantos projetos paralelos e compromissos de rotina que não podem ser esquecidos.
O perfil do novo agente da PA exige mais autonomia. Por isso deve ter mais preparo e mais coragem.
O agente da PA pode ajudar o pároco e os coordenadores a priorizarem as tarefas e os projetos de acordo com o contato direto e privilegiado que mantêm com a comunidade.
O agente da PA pode ajudar o pároco e os coordenadores a dizerem “não”, deixando claro para a comunidade, a coerência e as prioridades que foram construídas por todos.
A PA é uma atitude de serviço como propôs Jesus na última ceia. Estamos redescobrindo a dignidade, amplitude desta missão de comunicação e comunhão. Em cada paróquia, você, secretária(o) paroquial, tem uma missão muito especial!
Pe. Benedito Spinosa, sdb
Assessor nacional - CNBB
RUMO AO NOVO MILÊNIO E NOSSO TRABALHO NAS SECRETARIAS DAS IGREJAS
Como celebrar o Jubileu?
Acolher Cristo, agradar a Deus, celebrar o Jubileu... tudo isso tem dois aspectos:
- por um lado, olhar para Cristo de modo renovado e deixar que a riqueza de sua luz ilumine o nosso tempo;
- por outro lado, olhar para nós, para nossas atitudes com Deus, com o próximo, com a natureza e fazer que, à luz de Cristo, reconheçamos nossos pecados e omissões e testemunhemos, com novo ardor, a nossa fé.” (Rumo ao Novo Milênio, Ed. Paulinas, 9).
Este olhar para o próximo requer que tenhamos maior atenção ao relacionamento interpessoal, que brota, particularmente, no atendimento às pessoas nas secretarias de nossas igrejas.
No nosso trabalho em equipe este relacionamento interpessoal ditará, com toda a certeza, o sucesso ou fracasso das nossas atividades. Exige um código de ética que devemos levar em conta:
1. A conquista do próprio espaço depende da capacidade e da oportunidade de cada um.
2. Cada agente de pastoral faz parte de uma engrenagem, na qual cada peça é responsável pelas demais.
3. A fofoca, difamação do outro, gera o próprio descrédito.
4. Erros são comuns no ser humano, e jamais devem ser comentados em público ou na ausência da pessoa alvo dos comentários.
5. Ridicularizar as pessoas é atestado de insegurança.
6. O voto de confiança deve ser a base de toda ação, até provar em contrário.
7. A supervalorização do próprio trabalho leva ao desconhecimento do valor da equipe.
8. O mérito, a dedicação e a iniciativa dos outros devem ser sempre ressaltados. Servem como estímulos.
9. Estimule o espírito de equipe. Evite “panelinhas”.
10. Não se canse de dizer “obrigada” e “desculpe”.
“O trabalho em equipe será muito mais fácil se cada um tiver a boa vontade e a humildade necessárias para ver no outro, não um rival, mas alguém como si próprio, com possibilidades e limitações, cheio de expectativas e com grandes medos, detentor da maior esperança e vivendo a insegurança. Haveria, então, a certeza do “eu” e do “tu” formarem o “nós” amigo e batalhador, numa conquista séria e digna, de acordo com a capacidade demonstrada individualmente, a partir do que é esperado de cada equipe de trabalho”, . (“Profissão: Secretária” – Marly Mendes Ribeiro – Edit. Ortiz, 1990). Assim sendo, também poderá acontecer em cada pastoral paroquial.
Você, agente da PA, leve em conta estes mandamentos. Eles muito o(a) ajudarão junto ao seu trabalho com as equipes paroquiais:
Dez mandamentos das Relações Humanas
1. FALE com as pessoas.
Nada há tão agradável e animado quanto uma palavra de saudação, particularmente hoje, que tanto precisamos de sorrisos amáveis.
2. SORRIA para as pessoas.
Um sorriso não custa nada para quem o dá e faz um grande bem a quem o recebe. O sorriso dura um instante, mas suas conseqüências podem durar uma eternidade.
3. CHAME as pessoas pelo nome. A música mais suave para muitos ainda é ouvir o próprio nome.
4. SEJA AMIGO e prestativo.
Quem não o é, não faz nem conserva amigos.
Se você quiser ter amigos, seja amigo.
5. Seja CORDIAL E SIMPLES
Coloque o coração em primeiro lugar. Fale e aja com toda sinceridade: tudo o que você fizer, faça-o com todo o prazer.
6. INTERESSE-SE sinceramente pelos outros.
Lembre-se que você sabe o que sabe, porém não sabe o que os outros sabem. Seja, sinceramente, interessado pelos outros.
7. Seja GENEROSO em elogiar, cauteloso em criticar. Saiba encorajar, dar confiança, elevar os outros. Cale-se quando você notar que alguém errou.
8. Saiba CONSIDERAR OS SENTIMENTOS dos outros. Existem três lados numa controvérsia: o seu, o do outro, e o lado de quem está certo.
9. RESPEITE A OPINIÃO DOS OUTROS Ouça, aprenda. Não procure impor suas idéias.
10. Seja DISPONÍVEL Ajude com alegria que precisa de seus préstimos. O que vale na vida é aquilo que fazemos pelos outros.
11. FAÇA TUDO DA MELHOR MANEIRA.
Servir bem é o verdadeiro sentido da vida.
TODA AMIZADE VERDADEIRA LEVA AO ENCONTRO COM DEUS.
NENHUMA AMIZADE HUMANA DURA,
SE DEUS NÃO ESTIVER PRESENTE!
Agora, veja cinco razões pelas quais o seu procedimento poderá estar afastando as pessoas das equipes paroquiais, da sua comunidade:
Um sorriso não custa nada para quem o dá e faz um grande bem a quem o recebe. O sorriso dura um instante, mas suas conseqüências podem durar uma eternidade.
3. CHAME as pessoas pelo nome. A música mais suave para muitos ainda é ouvir o próprio nome.
4. SEJA AMIGO e prestativo.
Quem não o é, não faz nem conserva amigos.
Se você quiser ter amigos, seja amigo.
5. Seja CORDIAL E SIMPLES
Coloque o coração em primeiro lugar. Fale e aja com toda sinceridade: tudo o que você fizer, faça-o com todo o prazer.
6. INTERESSE-SE sinceramente pelos outros.
Lembre-se que você sabe o que sabe, porém não sabe o que os outros sabem. Seja, sinceramente, interessado pelos outros.
7. Seja GENEROSO em elogiar, cauteloso em criticar. Saiba encorajar, dar confiança, elevar os outros. Cale-se quando você notar que alguém errou.
8. Saiba CONSIDERAR OS SENTIMENTOS dos outros. Existem três lados numa controvérsia: o seu, o do outro, e o lado de quem está certo.
9. RESPEITE A OPINIÃO DOS OUTROS Ouça, aprenda. Não procure impor suas idéias.
10. Seja DISPONÍVEL Ajude com alegria que precisa de seus préstimos. O que vale na vida é aquilo que fazemos pelos outros.
11. FAÇA TUDO DA MELHOR MANEIRA.
Servir bem é o verdadeiro sentido da vida.
TODA AMIZADE VERDADEIRA LEVA AO ENCONTRO COM DEUS.
NENHUMA AMIZADE HUMANA DURA,
SE DEUS NÃO ESTIVER PRESENTE!
Agora, veja cinco razões pelas quais o seu procedimento poderá estar afastando as pessoas das equipes paroquiais, da sua comunidade:
1. A estrela em potencial
Algumas pessoas são ótimas de palco, monopolizando reuniões, assumindo os créditos de projetos de outras equipes, capazes de roubar o mérito de qualquer um, até mesmo dos superiores. Outras pessoas são apenas mal orientadas. Não conseguem resolver problemas sem pressionar os outros; assumir riscos sem ficar alardeando sua coragem para meio mundo. Os dois tipos não percebem os problemas e a resistência que tais ações provocam: eis aí sua grande falha.
• Estrelas em potencial costumam subir depressa e cair ainda mais rápido. Ganham má fama, muitos inimigos e afastam agentes de pastoral bem intencionados.
2. A rebelde.
São aquelas pessoas que tentam driblar qualquer um que queira lhes dizer o que fazer. Ignoram todos os documentos da Igreja. Resistem até mesmo ao Direito Canônico.
• A maioria das pessoas não suporta por muito tempo este tipo de secretária(o).
3. A “explorada”.
Quer ver absolutamente delimitados todos os seus trabalhos na secretaria paroquial. Qualquer apelo para uma dedicação maior é motivo para reclamações. É a pessoa que se considera só uma profissional, esquecendo seu papel evangelizador.
• Pessoas assim, indisponíveis, afastam os agentes que mais trabalham e que precisam de pessoas dedicadas.
4. A “egocentrada”
É aquela que acha ser o centro do universo. O que conta são só suas opiniões. A sua maneira de fazer as coisas sempre deve prevalecer. E se os outros não enxergam essa evidência, fica furiosa.
• O resultado desta atitude, quase sempre, é uma frieza, um distanciamento das outras pessoas das equipes.
5. A “infantil”
São os “bebês profissionais”. Não têm iniciativa própria, sempre procurando aprovação, conselhos, assistência, incentivo. Desmontam quando criticados. Têm tanto medo de dar um passo em falso, que nada fazem sem consultar os superiores.
• Os superiores querem secretárias(os) que os mantenham informados, mas que também sejam auto-suficientes.
(Cf: Apostila – Senac)
Agente da PA, se você se vê em algum dos perfis acima, aí vão algumas sugestões de como mudar:
1. Mude de atitude
Considere cada agente de pastoral como um irmão e não como um freguês e queira tê-los todos ao seu lado. Observe o estilo de trabalho de cada coordenador e tente adaptar-se a ele.
2. Peça a opinião de pessoas próximas
Repare na maneira como você é tratada. Há impaciência, desinteresse, distância? Se esse for o caso, seu comportamento deve ter algo a ver com isso. Mas, como é difícil ser objetiva a respeito de nossos próprios hábitos, pergunte às pessoas de sua confiança o que elas acham que está provocando isso.
3. Mude suas expectativas
Em vez de ficar apática esperando apoio e aprovação, pense no que tornaria a relação com os agentes mais fácil. Então, atinja esse objetivo.
4. Veja o que pode fazer de forma diferente
Há inúmeras possibilidades - ouvir mais e reclamar menos, ser mais agradável, ter um “sorriso na voz”, demonstrar que é disponível. Então, faça essas coisas. Se “a primeira impressão é a que fica”, apagar uma imagem formada não é fácil, mas esforços de mudança costumam ser notados. E a vontade de tentar é sempre uma qualidade.
“O grande desafio para a Igreja, hoje, talvez não esteja fora, mas dentro dela mesma: viver de tal modo o Evangelho que ele seja uma mensagem atraente para os homens e mulheres de hoje. Que essa mensagem seja autêntica, fiel à doutrina, responda às grandes interrogações do mundo de hoje e que seja acreditável, pelo anúncio do Evangelho fundamentado na vivência e no testemunho.
Inspirada nesses critérios, dócil ao Espírito de Deus, articulando e alimentando reciprocamente a comunhão e a missão, a Igreja no Brasil convoca agora todos os cristãos (especialmente os agentes da PA) para este novo Projeto de Evangelização, que visa especialmente alcançar os que estão mais afastados da comunidade eclesial. Consciente de que o êxito deste projeto depende da livre acolhida que cada pessoa (cada agente da PA) der à palavra e à graça de Deus, a Igreja confia em que muitos atendam ao apelo de Jesus: ‘O Reino de Deus já chegou, convertei-vos e crede no Evangelho’ (Cf. Mc 1,15)”, (R.N.M. Ed. Paulinas).
Você, agente da PA, já percebeu que você é o primeiro contato com a Igreja, de muitas pessoas que, ou estão afastadas há muito tempo, ou estão entrando pela primeira vez na Igreja? Já refletiu sobre a sua responsabilidade? A sua atitude, o seu acolhimento tem incentivado um novo retorno destas pessoas à Igreja? Ou, ao contrário, é motivo para um afastamento definitivo delas?
O próprio Jesus definiu sua missão: “Evangelizar” (Cf Lc 4,18-19). A Igreja é o sacramento-sinal de Jesus. Portanto, ser Igreja é assumirmos, também nós, hoje, a missão de evangelizar, continuando a obra do Mestre.
“No limiar do Terceiro Milênio do cristianismo, há uma vigorosa interpelação às nossas Igrejas particulares, paróquias, comunidades, (agentes da PA), para dar graças a Deus pelo Evangelho que recebemos e, ao mesmo tempo, prosseguir na missão de evangelizar com novo ardor, novos métodos e novas expressões diante de enormes desafios: a pobreza e a exclusão social, a secularização, o indiferentismo e o ateísmo prático, o diálogo com as culturas não cristãs e inter-religioso” (RNM, Ed. Paulinas).
Secretária(o), lembre-se sempre: você é uma(um) agente de evangelização, missionária(o) de Jesus, num local privilegiado: a secretaria de sua comunidade.
NUNCA TE ARREPENDERÁS
• De teres refreado a língua, quando pretendias dizer o que não convinha
ou que não era verdade.
• De teres formado o melhor conceito sobre o proceder de outrem.
• De teres perdoado aos que te fizeram mal.
• De teres contribuído para o sustento da tua Igreja
e obras de beneficência.
• De teres cumprido pontualmente tuas promessas bem pensadas.
• De teres suportado com paciência as faltas alheias.
• De teres dirigido palavras bondosas aos tristes.
• De teres simpatizado com os oprimidos.
• De teres pedido perdão por falta cometida.
• De teres recusado ouvir calúnias e difamações.
• De teres alimentado, com prazer, pensamentos e conversas edificantes.
• De teres dedicado, pelo menos 10 minutos por dia, a uma boa leitura.
• De teres pensado antes de falar.
• De teres honrado a teus pais e superiores.
• De teres sido cortês e honesto em tudo e com todos.
• De teres reconhecido tua ignorância, abrindo-te ao conhecimento.
• De teres buscado a perfeição na realização do teu trabalho.
• De teres ficado bem firme na fé, apesar dos contratestemunhos.
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